Kiểm soát "dòng chảy tài liệu" trong máy tính
{tocify} $title = {Mục lục bài viết}
Bài viết này chia sẻ những mẹo nhỏ mình dùng để kiểm soát tài liệu cá nhân. Khi mình hiểu được cách thức các tài liệu ấy di chuyển như thế nào, biết được nơi chúng đến và đi thì đó là lúc mình nắm bắt được "dòng chảy tài liệu" và dễ dàng điều hướng nó theo ý muốn.
Sơ đồ trên cho thấy "dòng chảy" của các tài liệu từ khi được tải về máy tính cho đến khi được đồng bộ lên "mây" - tức là tài khoản Onedrive cá nhân của mình. Nhìn trên sơ đồ, bạn sẽ có một cái nhìn trực quan về sự di chuyển của các tài liệu và nơi lưu trữ chúng.
1. Thư mục Downloads - trạm trung chuyển quan trọng
Trong một "dòng chảy" như trên, thư mục Downloads có chức năng như 1 "bể chứa tạm" trong khi chờ đợi các tài liệu được đưa về nơi sắp xếp của chúng. Vậy nên, tình trạng "dồn ứ" tài liệu trong bể chứa này sẽ phản ánh được mức độ "thông suốt" của "dòng chảy tài liệu" trong hệ thống quản lý tài liệu cá nhân của mình.
Khi tải tài liệu xuống từ trình duyệt web (Edge, Chrome,… ), thường thì tài liệu sẽ được lưu mặc định ở thư mục Download trong ổ đĩa C. Bạn có thể vào phần cài đặt của trình duyệt để chỉnh lại vị trí mặc định của file tải về theo ý bạn.
Bạn thường có hai lựa chọn tải về: một là click tải tự động về thư mục mặc định đã chọn trước như trên. Hai là chọn lại thư mục lưu file mỗi lần tải, điều này có thể cho phép chọn thư mục chứa file cụ thể theo ý muốn. Tuy nhiên, đôi khi bạn sẽ gặp chút rắc rối nhỏ với chuyện này.
Vì khi ở chế độ chọn thư mục để lưu mỗi lần tải, trình duyệt sẽ giúp bạn bằng cách để sẵn vị trí lưu file của lần tải trước cho bạn để tiết kiệm thời gian chọn vị trí lưu. Rắc rối nảy sinh khi bạn muốn lưu file ở một vị trí khác, nhưng khi click Save để tải file về, bạn không để ý vị trí lưu file có phải là nơi mình muốn hay chưa và thế là file tải về "lạc trôi" đến nơi nào không rõ. Điều này cũng chẳng có gì to tát, bạn chỉ cần mở thư mục chứa file đã tải về từ trình duyệt, rồi vào thư mục đó để chuyển lại file đến nơi mình muốn.
Nhưng mỗi lần bị như vậy thường làm mình có chút bực mình. Vậy nên sao không cố định một thư mục mặc định tải về luôn nhỉ! 😊
Đồng thời, việc chứa các file trong "bể chứa tạm" sẽ cho ta có thể dễ dàng sàng lọc và bỏ bớt những file không quan trọng và không cần phải lưu trữ. Sau đó, "dòng chảy tài liệu" sẽ sạch hơn và dễ dàng phân loại để đưa về lưu trữ ở các bể chứa khác.
2. Thư mục OneDrive - nơi liên kết với "mây xanh"
Là điểm lưu trữ rất quan trọng trong máy của mình. Có nhiều điểm cần lưu ý ở đây:
Thư mục OneDrive này được đồng bộ tự động với thư mục OneDrive trên internet. Mình thay đổi cái gì ở đây thì ở trên "mây" (tức là OneDrive trên Internet đó!) cũng sẽ thay đổi y như vậy.
 |
| Vào ứng dụng Onedrive, mở Settings > Account > Choose folders |
Bạn hoàn toàn kiểm soát được sự đồng bộ đó bằng ứng dụng OneDrive đã có sẵn trong Windows, như hình bên dưới
Khi dùng OneDrive lưu trữ sẽ có nhiều tình huống xảy ra, mình sẽ làm rõ một số điều cơ bản bằng hình thức hỏi đáp như sau:
Hỏi: Khi đồng bộ với OneDrive, các tài liệu đó có lưu trong ổ cứng của mình và chiếm dung lượng của ổ cứng không?
Trả lời: Có. Các file lưu trữ trong thư mục OneDrive vẫn ở trong ổ cứng và chiếm dung lượng ổ cứng như thường. Có thể hiểu bản chất của việc đồng bộ 1 file là tạo ra "bản sao" giống y hệt nó ở nơi khác. Vậy nên file "bản sao" được lưu trữ sẽ chiếm dung lượng tương ứng ở nơi nó được lưu trữ.
Hỏi: Thay đổi file trong OneDrive ở máy tính lúc đang offline có được hay không?
Trả lời: Vẫn được. Khi có mạng lại thì nó sẽ tự đồng bộ những thay đổi đó.
Hỏi: Khi xóa một file trong thư mục OneDrive ở máy tính, nó có mất luôn không? Và điều gì xảy ra với "bản sao" của nó ở trên "mây"?
Trả lời: File ở máy thì vào thùng rác ở máy tính. "Bản sao" ở trên mây thì vào thùng rác trên mây. Ngoài ra, khi di chuyển 1 file ra khỏi thư mục OneDrive trong máy thì "bản sao" của nó trên mây cũng sẽ vào thùng rác trên mây
Hỏi: Vậy nếu xóa "bản sao" trên mây, vậy file trong máy sẽ ra sao?
Trả lời: File trong máy cũng sẽ bị xóa và đi vào thùng rác trên máy.
Hỏi: Nếu xóa hoàn toàn file trong thùng rác ở trên máy tính thì file trong thùng rác trên "mây" có bị mất không?
Trả lời: Hoàn toàn không, vì 2 thùng rác đâu có liên kết với nhau đâu. Xóa file trong 1 thùng rác ở máy tính thì file trong thùng rác trên mây vẫn còn đó, không mất đi đâu. Ngược lại cũng thế.
Hỏi: Nếu restore file trong thùng rác ở máy tính thì file trong thùng rác trên mây có được restore luôn không ? Và ngược lại.
Trả lời: Không nhé. Nếu restore file trong máy tính thì trên "mây" sẽ tạo một "bản sao" của file đó, còn "bản sao" đang nằm trong thùng rác trên mây thì vẫn ở đó. Và ngược lại cũng thế.
Hỏi: Trường hợp nào thì file biến mất hoàn toàn cả trong máy lẫn trên mây và không cứu được nữa?
Trả lời: Đó là khi file đó trong máy và "bản sao" của nó trên mây đều bị xóa hoàn toàn khỏi thùng rác. Hiểu nôm na là khi cả 2 "chết đi" (bị Delete) và chôn xuống "mồ" (bị chuyển vào Recycle Bin), chỉ cần 1 trong 2 còn "toàn thây" (vẫn nằm trong Recycle Bin) thì vẫn có khả năng "hồi sinh" (Restore); còn nếu "chết mất xác" (bị xóa khỏi Recycle Bin) luôn thì hết hy vọng. Vậy nên, có xóa thì cũng đừng xóa tan xác em nó nhé, ít nhất phải giữ được 1 em "toàn thây" nha! 😉
Như vậy, thông qua OneDrive, "dòng chảy tài liệu" liên tục thông suốt và điểm cuối của nó sẽ là trên "mây". Giống như là nước rơi xuống đất rồi bốc hơi tụ thành mây vậy.
3. Các thư mục Libraries - nên lựa chọn backup với Onedrive
Đây là các thư mục lưu trữ các file Documents, Music, Pictures, Videos có sẵn trong ổ C của Windows. Các thư mục này được chọn làm nơi lưu file mặc định của các ứng dụng offices, chỉnh sửa ảnh, video,… ở trong máy.
Hiện tại, ứng dụng Onedrive cho phép backup các thư mục này lên Onedrive. Theo mình thấy tính năng này hết sức tiện lợi để đơn giản hóa việc sắp xếp và đồng bộ dữ liệu.
Thường thì khi mới đăng nhập vào ứng dụng Onedrive bạn sẽ được hỏi có muốn backup luôn hay không. Nếu lỡ chọn không thì bạn vẫn có thể vào lại ứng dụng như hình dưới để chọn lại.
 |
| Vào ứng dụng Onedrive, mở Settings > Sync and backup > Manage backup |
Do máy mình có 1 ổ cứng SSD và 1 ổ cứng HDD, với dung lượng khiêm tốn nên ổ SDD được dùng làm ổ C để cài đặt Windows và ứng dụng, còn ổ HDD làm ổ D để lưu dữ liệu. Theo như sơ đồ "dòng chảy tài liệu" đã thể hiện, mình đưa tất cả các folder vào 1 ổ D. Trong đó folder Downloads mình không để đồng bộ cùng Onedrive, vì đây là "bể chứa tạm" nên không cần thiết phải gấp gáp đưa dữ liệu lên mây.
Ngoài ra, cần nói thêm là mình chủ yếu lưu trữ các file tài liệu Word, PDF, ảnh và video nhẹ nhàng. Do không làm gì liên quan đến các tác vụ xử lý ảnh, video chuyên nghiệp nên việc backup dữ liệu lên mây diễn ra rất suôn sẻ. Đối với bạn nào thường xuyên phải lưu trữ những file nặng thì cần cân nhắc việc thiết lập cách thức backup dữ liệu khác để tránh việc đồng bộ liên tục làm giảm tốc độ Internet và làm chậm máy.
Những kinh nghiệm trên là viết từ những trải nghiệm của riêng mình, bạn có thể tham khảo và áp dụng tùy vào nhu cầu của bản thân. Chúc các bạn sớm kiểm soát được dòng chảy tài liệu của bạn nhé! 👌
[Bài viết này được cập nhật mới từ bài viết cũ đã đăng trên Spiderum của mình]
Nhận xét
Đăng nhận xét